La gestión documental derivada de la coordinación de actividades empresariales (CAE) es una tarea fundamental para, además de minimizar los riesgos de accidente o daños a la salud por parte de los trabajadores que concurren en un centro de trabajo, evitar posibles sanciones o la asunción de responsabilidades económicas, como puede ser la responsabilidad solidaria de la empresa principal.
Para facilitar toda esta labor de gestión el intercambio documental entre la empresa principal y las contratas es la herramienta más útil para conocer las empresas que concurren en los centros de trabajo, qué riesgos pueden generar, si están al corriente de sus obligaciones respecto a la administración o con respecto a sus empleados, conocer la formación de los trabajadores que realizan tareas de especial riesgo, etc. Y para todo ello es imprescindible contar con una aplicación informática que dé soporte a todas estas actividades.
ieDOCe, la plataforma CAE de la empresa A.T. Medtra, S.L. proporciona una forma de gestión sencilla y ágil de todos estos puntos.
Entre sus principales características están:
- Definición personalizada de los requisitos, o documentación, a solicitar a cada empresa, trabajador, equipo de trabajo o vehículo, en función de su rol dentro de la concurrencia o de las tareas a realizar.
- Definición de proyectos, en función del centro u obra que se quiera gestionar.
- Personalización de los avisos a las contratas de la documentación pendiente de entregar, caducada, rechazada, etc. Permite establecer la frecuencia y los textos de los avisos.
- Soporte para varios idiomas (actualmente castellano, catalán, inglés, francés y portugués), lo cual permite ser usado tanto por empresas principales en otros países como por contratas que provienen de otro país.
- Personalización de los permisos de acceso de cada usuario.
- Generación de tarjetas de identificación para el control de accesos.
- Control de accesos de contratas y visitas.
- Sistema muy intuitivo y fácil de usar, tanto por la empresa principal como por parte de las contratas.
- “Webservices” para la integración con otras aplicaciones.
- Servicio de pago por uso. No es necesario hacer una inversión inicial.
Con ieDOCe se podrá integrar la gestión de la CAE en todos los departamentos de la empresa. Tanto los departamentos contratantes, mantenimiento, servicio de prevención, vigilantes, etc. podrán utilizar la misma plataforma, compartir información y distribuir el trabajo de validación o control de las empresas.
Los servicios web incluidos permiten una integración con otras aplicaciones de la empresa, por ejemplo, si la empresa principal ya tiene su propio sistema de acceso, mediante tornos u otro mecanismo, esa aplicación puede consultar a ieDOCe el estado de la documentación del trabajador, o vehículo, y en base al resultado admitir el acceso o no.
La gestión documental derivada de la coordinación de actividades empresariales es una tarea fundamental para evitar posibles sanciones o la asunción de responsabilidades económicas
Quizás el mayor éxito de ieDOCe es la facilidad de uso por parte de las contratas y subcontratas. Estas empresas, en muchas ocasiones microempresas o autónomos, necesitan que la herramienta sea fácil de usar y que puedan hacer las tareas de una manera ágil.
Un aspecto importante a la hora de elegir una plataforma para la gestión de la CAE es la empresa que está detrás y que ha de dar el servicio de asistencia técnica necesario. A.T. Medtra, lleva más de 25 años creando software para los servicios de prevención, tanto en las especialidades de Vigilancia de la Salud, con el producto WinMEDTRA, como en las especialidades técnicas, con WinSEHTRA, lo cual ha hecho que su personal sea especialmente conocedor de la problemática de la prevención de riesgos laborales, y en buena parte el resultado de ieDOCe proviene de esa experiencia.
Le invitamos a que si quiere valorar ieDOCe, o cualquiera de los productos que desarrollamos, contacten con nosotros para poderle hacer una presentación más personalizada.
