Recomendaciones para 2021 según la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si dirige una pequeña, mediana o gran empresa, tenga en cuenta que los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, definidos en la Resolución 0312 de 2019 en Colombia son solo un esbozo de lo que debe hacer en su compañía: la reestructuración requiere medidas de fondo y de seguir algunos consejos que se comentan en el presente artículo.
De acuerdo con la normatividad, cada empresa debe cumplir con los siguientes estándares mínimos, los cuales pueden variar dependiendo del número de trabajadores y del nivel de riesgo:
- Tener documentación donde se incluyan información de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
- Designar a un responsable que diseñe el SGSST.
- Diseñar el plan de trabajo anual.
- Realizar evaluaciones médicas ocupacionales a los trabajadores.
- Aplicar las medidas de prevención ante los riesgos encontrados.
- Desarrollar un programa de capacitación.
- Afiliarse al sistema de Seguridad Social Integral.
Usted se encuentra en este punto
Los estándares mínimos aquí mencionados representan un desafío para las organizaciones. Llevarlos a la práctica implica recopilar información en documentos físicos, que tendrán que conservarse por 10 a 20 años o por un periodo indefinido, según el tipo de archivo.
El reto de las organizaciones está, específicamente, en obtener información por cada trabajador, con evidencias de fecha, hora, responsable, acciones ejecutadas, duración de la tarea, etc.
Esta misión se vuelve más inmanejable cuando el número de colaboradores en campo crece. Pero es un deber de la empresa tener todos los datos para prevenir accidentes o soportar una posible auditoría.
Y no solo esto: a nivel operativo es una necesidad el evaluar el rendimiento de los colaboradores que se encuentran en trabajo remoto, así como su nivel de ocupación o la correcta ejecución de sus actividades.
Absténgase de las sanciones económicas y penales
Las consecuencias más graves de incumplir la normatividad de Seguridad y Salud en el Trabajo son tres: la pérdida de información, la ralentización de procesos que entorpecen la productividad y el dar paso a que ocurran accidentes.
En el caso de presentarse una emergencia, la empresa podría ser multada, sancionada o iniciar un proceso judicial por delitos penales, si es que la ARL descubre que hubo una falla en la toma de decisiones por falta de información, o que el trabajador demandó por violación a las normas.
Aunque no lo parezca, la situación de desinformación era común hasta hace unos años, ya que las organizaciones habían apostado por un proceso de transformación digital moderado, en el que se perdía información al almacenarla en documentos físicos; sin embargo, en 2020 la digitalización se disparó debido al contexto de la pandemia.
En 2021 su empresa puede llegar más alto
En materia de seguridad y salud en el trabajo, la modernización trae beneficios a los empresarios, como el poder contar con información almacenada en la nube o el contribuir con el menor gasto de papel, el cual se estima crecerá hasta los 490 millones de toneladas en 2030, según datos de Poyry Management Consulting.
No obstante, pocas organizaciones conocen la existencia de herramientas digitales que se encargan de gestionar documentos, generar tareas y estadísticas sin intervención humana. Las hojas de cálculo siguen siendo la opción ofimática más utilizada en las compañías para estudiar datos estadísticos.
Recomendaciones
Nuestras recomendaciones para cumplir la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en 2021 se centran en aprovechar las ventajas de un tipo de tecnología capaz de integrar el área de operaciones con HSEQ:
1. Para tener documentación donde se incluyan información de peligros, una evaluación y valoración de riesgos, es recomendable utilizar ProductividApp, un software que genera dashboards automáticamente con una configuración inicial sencilla.
Con estos dashboards, al momento de estudiar los reportes de siniestralidad y enfermedades laborales, la frecuencia con que ocurre un accidente y la severidad de cada uno, es posible acceder y analizar la información fácilmente, ahorrando tiempo.
2. Para la designación de responsables y de sus respectivas funciones se sugiere utilizar un programa de creación de tareas como Asana o Slack. O si se quiere ir un paso más adelante, nuevamente ProductividApp es la mejor recomendación, porque permite crear actividades, asignarlas y tener evidencias de cumplimiento.
Adicionalmente, al contar con un módulo de seguimiento en campo, ofrece la opción de llevar una trazabilidad de las tareas en tiempo y espacio.
3. En cuanto al diseño del plan de trabajo anual, con una herramienta digital como la mencionada, se puede realizar y monitorear el cumplimiento de cada punto sin intervenir en cada paso, únicamente en los momentos fundamentales.
Es importante recordar que la formulación de este plan debe estar lista en diciembre de 2020, ya que la implementación debe iniciarse desde el primero de enero del año próximo.
4. Se aconseja involucrar a cada trabajador en la alimentación del SGSST para mejorar tiempos y reducir procesos. En términos específicos, utilizar ProductividApp para asignarles como tarea las evaluaciones médicas ocupacionales y evaluar su estado de salud (este es uno de los objetivos de la Resolución 0312 de 2019 que busca mitigar accidentes).
Dependiendo de la creatividad del administrador, también puede usar la herramienta para solicitar la actualización de un curso o de una licencia vencida, evaluar si el colaborador finalizó la tarea y obtener el documento en digital para reducir el consumo de papel.
5. Al momento de aplicar las medidas de prevención ante los riesgos encontrados es recomendable dotar con un botón de emergencias a los trabajadores en nivel de riesgo IV o V.
Asimismo, se sugiere analizar los riesgos semanalmente a través de ProductividApp para tomar decisiones oportunas, antes de que ocurra un incidente.
6. En lo relacionado al sexto estándar mínimo de la resolución, optamos por aconsejar el módulo de Control digital documental de este software, para medir las fechas de ejecución de capacitaciones, inducciones, evaluaciones y encuestas de cada trabajador. Hay que tener en cuenta que uno de los propósitos de 2021 debe ser reducir tiempos operativos para aumentar la productividad: de ahí la necesidad de contar con lo último en tecnología.
7. Finalmente, para la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral aconsejamos contar con documentos actualizados, evidencias en línea de las actividades con información del tiempo, lugar, encargado, herramientas, entre otros, que demuestren el cumplimiento de los demás estándares de la resolución y que estén almacenadas en la nube.
En 2021, la tecnología de ProductividApp será la mejor manera de alimentar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, proteger a los trabajadores y cumplir la normatividad al detalle.
Para más información: https://www.productividapp.com/ (+57 350 3692648)
