En los procesos de diseño, implementación, desarrollo y evaluación del sistema de gestión, en especial el de salud y seguridad en el trabajo hay un rol que siempre olvidamos y su participación es fundamental para la mejora continua: es el auditado.
No solamente el encargado de salud y seguridad en el trabajo es el auditado, sino varias personas en la organización, y en general, todas pueden ser auditadas. La angustia y el estrés que genera el proceso de auditoría hace que hoy le dediquemos un espacio muy especial, pues como responsables de la salud y seguridad en el trabajo debemos formar, capacitar, y entrenar nuestro personal para atender una auditoría, enseñando a todos los compañeros que este tipo de ejercicios, son para que cada vez hagamos mejor nuestro trabajo y la empresa siga su evolución en pro de todos.
La imagen de terror que le hemos dado a la auditoría y a los auditores tiene que cambiar. Los auditores van a revisar la conformidad del sistema, y si hay algo que no esta conforme poder detectarlo, para que la empresa corrija y mejore su desempeño (aunque algunas veces nos toca unos auditores espantosos).
Hay situaciones que se presentan en las auditorías y debemos manejarlas. La más común es que los computadores y sus programas se traban, esto ocurre porque los computadores sienten el miedo de los auditados y se bloquean (jejeje).
¿Como debería ser esa formación para los auditados? Hay que formarlos en la norma (no para que sean auditores), sino que entiendan el objeto de la norma, que se espera de su proceso, qué deben documentar y cómo atender el ejercicio de auditoría. Es súpervalido hacer simulaciones de auditoría (tipo esparrin), para ver comportamientos de donde está la información. Es recomendable enseñar a tener “backup” de la documentación, en caso de que el día de la auditoría se caiga el sistema informativo.
Durante la auditoría es fundamental tener una actitud de servicio, de oír y contestar lo que pregunten. Recuerden: “todo lo que uno diga en la auditoría podrá ser usado en su contra”. Si les hacen preguntas cerradas contesten “sí o no”, el auditor tiene que hacer las preguntas apropiadas. Y si hallamos auditores de ese estilo es recomendable pedir el cambio de ellos.
Tipos de auditado
En las vivencias de auditor hemos encontrado muchos tipos de auditados, que permiten o no desarrollar el ejercicio de mejora que todos deseamos. Vamos a ver a algunos y si te identificas con ellos es pura casualidad, más te invitamos a ser siempre como el auditado profesor.
-Auditado profesor: le enseña paso a paso al auditor sus procedimientos, cómo los hace, sus controles, los resultados del proceso, y cuando algo se desvía, como los corrige. Es el auditado con el que todos los auditores queremos trabajar.
-Auditor espía: escucha toda la auditoría de otra sesión y con lo que vio o escuchó, sale corriendo para avisar a su área y alistarse (buena práctica).
-Auditado sumiso: permite que el auditor revise todo, contesta con miedo, no indaga por qué le preguntan esos temas, y cuando el auditor indica que algo está mal, simplemente dice “sí señor” y recibe la no conformidad. Es posible que tenga bien sus procesos.
-Auditado retrovisor: cada vez que algo falla o no tiene la evidencia, siempre se excusa con que apenas recibió el cargo y que eso es culpa del antecesor (recordemos que la auditoría es al proceso no a la persona).
-Auditado gastronómico: siempre está ofreciendo algo que tomar o comer para calmar la ansiedad, y a veces a la hora de la comida, busca ir con el auditor al lugar más lejano para quemar tiempo y que la auditoría pase rápido.
-Auditado extraviado: cuando se le solicita un documento o registro, indica que va a buscarlo y se va y regresa horas después, cuando termina el tiempo para hacer la auditoría. A veces lo encuentra y otras veces no.
-Auditado embrollador: cuando no encuentra la información o registros solicitados por el auditor y comienza a mostrar otro tipo de información tratando de desviar la atención de la auditoría.
-Sindiauditado: integrante de algún movimiento sindical. En su respuesta resalta la actividad sindical y el no cumplimiento por parte de la empresa (así la empresa lo desarrolle y tenga evidencia del cumplimiento).
-Auditado tóxico: en sus respuestas siempre indica que la empresa no hace nada y no pone atención a sus peticiones. Responde al auditor con el típico comentario “siempre pongo las quejas y nadie me responde”, así no haya constancia de su solicitud.
-Auditado zombie: la empresa lo ha formado (incluso dias previos a la auditoría), se le da todos los recursos, hay evidencias de estas formaciones y al momento de la auditoría le contesta al auditor que nunca lo han formado y que no sabe del tema.
-Auditado carroñero: se regocija cuando en el resultado de la auditoría no le hallaron no conformidad alguna, más, le hace mal ambiente a quienes si tuvieron no conformidades. A este personaje hay que enseñarle que las no conformidades son a toda la empresa y no a un área específica.
El ejercicio de auditoría es fundamental para que la empresa encuentre sus debilidades y pueda mejorar sus procesos y resultados. Demos la oportunidad a todos los auditados de prepararse adecuadamente. ¿Quién gana con una buena auditoría?: todos, la empresa, los procesos, mis compañeros y sus familias pues una buena gestión se refleja en que el resultado sea que regresemos sanos todos los dias a nuestros hogares.
