Formación de Seguridad Laboral 198

software para la gestión de la prl eficiente. Al trabajar en un entorno di- gital, tanto cargar la documentación, la revisión, validación y la consulta de esta se realiza de manera más eficien- te. También pueden integrar distintas aplicaciones como control de acceso, tiempo de descansos, permisos de trabajo, etc. Esto puede ser especial- mente importante en situaciones de emergencia, donde el tiempo es un factor crítico. 2. Cumplimiento normativo. La legisla- ción en materia de PRL es rigurosa y requiere que las empresas mantengan registros precisos y actualizados. Las plataformas de gestión simplifican este proceso, asegurando que toda la documentación requerida esté dis- ponible y en conformidad con la nor- mativa. Debemos tener en cuenta que estos documentos se han de revisar y validar por parte de la propia organiza- ción de la plataforma CAE o por parte de ambos. 3. Facilitación de auditorías. La disponi- bilidad de documentación organiza- da y accesible facilita las auditorías internas y externas. Esto contribuye a que las empresas puedan demostrar su compromiso con la PRL y su con- formidad con los requisitos legales, lo que puede impactar positivamente en su reputación y en la confianza de los clientes y contratas. Qué requisitos ha de tener una plata- forma de gestión documental: 1. Adaptabilidad y rigurosidad. Las plata- formas han de ser agiles y adaptables a los cambios producidos en la legis- lación, aplicándola de manera rigu- rosa, así como a las necesidades en constante evolución de las empresas. 2. Interfaz intuitiva (agilidad). Una interfaz fácil de usar es esencial para garanti- zar que todos los empleados puedan interactuar con la plataforma de una forma ágil sin necesidad de una for- mación especializada. Esto favorece el uso de las plataformas por el personal. 3.Accesibilidad e integración de app . El sistema debe ser accesible desde di- ferentes dispositivos y ubicaciones, lo que permite a los trabajadores y gesto- res acceder a la información de mane- ra rápida y sencilla, evitando llamadas, intermediarios y posibles errores. Con esto, la integración de distintas app y módulos que amplíen el rango de uso de estas plataformas es un punto a fa- vor, control de accesos, lector de QR, etc., facilitan mucho la labor. Las plataformas de gestión documen- tal son una herramienta clave en la ges- tión documental de la PRL. A través de su implementación, las empresas no solo mejoran su eficiencia operativa, sino que también fortalecen su compromiso con la seguridad y salud de sus trabaja- dores. La automatización de procesos y la actualización constante de documen- tos son solo algunos de los beneficios que estas plataformas pueden ofrecer. Adoptar una gestión documental efec- tiva no solo contribuye a un ambiente laboral más seguro, sino que también posiciona a las empresas en un camino hacia la excelencia operativa y el bienes- tar de su personal. Después de años trabajando con dife- rentes plataformas de gestión documen- tal, las empresas que realmente nece- siten una plataforma han de realizar un buen estudio de la oferta de las distintas plataformas para el desarrollo de su ac- tividad, volumen de trabajadores y nece- sidades. En este artículo intento dar una opinión objetiva desde el punto de vista de un usuario, gestor y coordinador de distintos técnicos que las gestionan y las usan a diario. En mi caso cuento con el apoyo de un equipo de gestión de pla- taformas CAE que revisan la documen- tación que adjuntan las contratas, así como la documentación que debemos adjuntar a las distintas empresas donde damos servicio, aparte de por los técni- cos que las usan en campo, tanto en la revisión de las plataformas CAE como en la gestión de la parte de EHS de la pla- taforma documental que gestionamos por proyecto. Sin lugar a dudas, el uso de estas plataformas nos facilita mucho la labor de la revisión documental per- mitiendo tener más tiempo para otras actividades preventivas. / Noviembre-Diciembre 2024 59