Formación de Seguridad Laboral 164

78 Marzo-Abril 2019 Producto Solución para pymes: un gestor documental especializado en PRL Por VITRAdoc Son muchos los sistemas de gestión do- cumental que hoy en día hay en el mer- cado y todos tienen un objetivo común: la gestión de los documentos en formato digital. Los principales beneficios obte- nidos en la gestión diaria de documen- tos son: Almacenaje en formato digital. Filtrado de documentos. Copias de seguridad. Con estas tres funcionalidades se lo- gra optimizar el trabajo diario que re- presenta el mantenimiento de toda la documentación necesaria para que una empresa pueda ejercer sus actividades, al mismo tiempo que se reduce la utilización de papel, aspecto cada vez más tenido en cuenta con el cambio climático en plena actualidad. Si bien es cierto que los inicios de los gestores documentales se remontan a la década de 1980, cada vez adquieren más relevancia debido a la gran cantidad de documentación necesaria para trabajar. Si comparamos el flujo de trabajo de años atrás con la actualidad se observa que, de- bido a la digitalización y la facilidad de co- municación, se genera más cantidad de documentos. Pero esto no sólo es una consecuencia de la tecnología: también la protocolización de los procesos hace que se documenten cada uno de los pa- sos para constatar el buen procedimiento, como en el caso de la prevención de los riesgos laborales (PRL), de obligado cum- plimiento a partir de la ley 31/1995. Todo este incremento de documentación con- vierte a estas soluciones en un elemento indispensable para poder optimizar el tiempo y la producción en el trabajo. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales La LPRL o Ley de Prevención de Riesgos Laborales define todo un conjunto de nor- mas de obligado cumplimiento para evi- tar cualquier tipo de accidente que pueda afectar a los trabajadores. Para demos- trarlo, es necesario tener documentadas todas las acciones y procesos referentes al trabajo que tengan como objetivo la segu- ridad y la salud laboral. La coordinación de actividades empre- sariales, recogida en la LPRL, exige el in- tercambio documental entre las empresas que interactúan en un mismo centro de trabajo, ya sea una obra de construcción, una industria o cualquier otro espacio. VITRAdoc: valor añadido para las pymes La aplicación de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales exige a las empresas destinar tiempo a generar y gestionar toda la documentación necesaria para consta- tar que se cumplen los requisitos exigibles. Esta gestión requiere tener actualizados de forma periódica toda una serie de docu- mentos, previendo y evitando la caducidad de los mismos. La utilización de un software de gestión documental es de gran ayuda para este proceso, pero la mayoría de los existentes en el mercado se limitan al objetivo princi- pal de archivo y filtrado. En este sentido VITRAdoc combina los beneficios que aporta un software de gestión documental con las exigencias le- Más información: [email protected]

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