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56 Diciembre 2016 software de gestion de la prl Más información: [email protected] Introducción. La utilización de un paquete informático para la gestión del sistema de prevención de riesgos laborales (en adelante PIPRL) en la empresa, aporta innumerables venta- jas tanto a la organización como a los profesionales del servi- cio de prevención. Cuanto mayor es el tamaño de la empresa o el número de centros de trabajo que la conforman, mayores serán los benefi- cios de su utilización puesto que la cantidad de datos que se ge- neran y su gestión crecen exponencialmente. En este artículo se describen las funcionalidades principa- les que suelen reunir estos sistemas así como las ventajas que aporta su utilización. Asimismo, se analizan las dificultades que pueden aparecer en la implantación y explotación. Requisitos básicos para la elección La elección del PIPRL de entre los que actualmente existen en el mercado exige realizar una valoración previa de las caracte- rísticas que cada uno de ellos ofrece, así como establecer las necesidades concretas que ha de satisfacer, en base al tama- ño o complejidad de nuestra empresa. Puede suceder que si ésta pertenece a un sector con características muy determina- das (p.ej . construcción, sanitario, etc.), entonces tal vez sea ne- cesario recurrir a un software realizado ad hoc , pero si las nece- sidades son más generales, con un paquete prediseñado pue- de ser suficiente. En cualquier caso, la adopción de un PIPRL ha de considerar- se desde una perspectiva a largo plazo y, por ello, en su elec- ción han de tenerse en consideración tres características que definirán la facilidad de implementación y su evolución a lo lar- go del tiempo y son: Modularidad. Suelen estar formados por varios módulos que gestionan los diferentes aspectos de la prevención, tales como evaluación de riesgos, vigilancia de la salud, coordina- ción de actividades empresariales, formación, etc. Todos es- tos módulos utilizan los datos almacenados en una base de datos que es común para todo el sistema y en ocasiones com- partida con otros departamentos de la empresa, como p.ej. RR. HH., mantenimiento, etc. Adaptabilidad. Deben poder configurarse para adecuarse a las necesidades particulares de cada organización (por ejem- plo, según su estructura de puestos de trabajo y el tamaño y número de centros de trabajo). Además, deberá conside- rar que las necesidades de una misma empresa varían a través del tiempo, puesto que el tamaño o actividades de ésta tam- bién pueden variar. Integrabilidad. Puesto que en las organizaciones es común el uso de software de gestión empresarial para determinas áreas, involucradas con los aspectos operativos o producti- vos de una empresa (p.ej . RR. HH.), o incluso sistemas de gestión global para la planificación de recursos empresariales (aplicaciones ERP) sería preciso verificar la po- sibilidad de integración en los mismos del PI- PRL que elijamos. Implantación Es habitual que surjan dificultades a la hora de implantar un sistema de este tipo, así como durante su uso. Entre ellas hemos de conside- rar al menos las siguientes: - Requiere un tiempo de adaptación y confi- guración: el caso del software diseñado como solución concreta para una empresa particular requiere un periodo de análisis y diseño, pre- vio a su creación. Posteriormente, durante su utilización es necesario mantener una comu- nicación constante para solucionar errores y mejorar la funcionalidad. Luis Alberto Pérez Alvarellos Técnicos superiores de PRL. Medicina Preventiva-Unidad de PRL. Estructura organizativa de gestión integrada de Vigo. Hospital Álvaro Cunqueiro. Servicio Gallego de Salud Ana Besteiro Eguía Análisis de paquetes informáticos para la gestión integral de la prevención: aspectos prácticos